14 Merkmale, die beim Kauf eines Multifunktionsdruckers vernachlässigt werden!

1) Das System entspricht nicht dem tatsächlichen Bedarf

Es kann passieren, dass ein Drucksystem angeschafft wird, welches nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Häufig ist deren Anschaffungspreis zu niedrig angesetzt worden und daher unterdimensioniert. Sie bewältigen das tatsächliche Druckvolumen nicht, die Folgen sind höherer Verschleiß und ein frühzeitiger Austausch. Es besteht aber auch die Gefahr, ein überdimensioniertes Drucksystem anzuschaffen. In diesem Fall werden Funktionen nicht oder nur selten genutzt, wie beispielsweise ein Druck im DIN A3-Format.

2) Folgekosten zu hoch

Ohne einen Blick auf die Kosten für Verbrauchsmaterialien zu werfen, kann zur Folge haben, dass die Betriebskosten signifikant steigen. Viele Unternehmen verwenden günstige Toner von Drittanbietern, um vermeintliche Kosten zu sparen. Dies kann sich allerdings als Trugschluss erweisen, da die Beschaffenheit des Toners nicht dem Original entspricht. (Stichwort „Xerox EA-Toner“) Der Drucker kann Schaden nehmen und die Gewährleistung erlischt. Weiterhin spielen hier, je nach Anzahl der eingesetzten Geräte, auch der Energieverbrauch sowie die Wartungsintervalle eine Rolle. Viele preiswert angeschaffte Geräte entpuppen sich im Betrieb als echte Kostenbombe.

3) Gesundheitsgefährdende Inhaltsstoffe

Die meisten Toner enthalten den krebserregenden Zusatzstoff “Carbon Black”. Wenn Drucksysteme direkt als Arbeitsplatzdrucker im direkten Umfeld der Mitarbeiter verwendet werden, sollte auf Geräte mit entsprechend zertifiziertem Verbrauchsmaterial geachtet werden.

4) Anschlussart nicht berücksichtigt

Für Arbeitsplatzdrucker reicht in der Regel ein USB-Anschluss als Direktverbindung zum Arbeitsplatzrechner aus. Wenn aber mehrere Personen auf unterschiedlichen Geräten drucken möchten, fehlt ein LAN- oder WLAN-Anschluss zur Einbindung in ein Firmennetzwerk, der nur umständlich durch Zusatzmodule nachgerüstet werden kann.

5) Falsche Druckerart

Ob Laser oder Tinte, jedes Drucksystem hat Vor- und Nachteile. Neben dem Druckvolumen ist vor allem Ihr Vorhaben relevant. Drucken Sie überwiegend Fotos und Texte, oder möchten Sie auch hochwertige Printprodukte wie Visitenkarten und Flyer produzieren?

7) Keine qualifizierte Ersteinrichtung und Installation

Vermeintlich günstige Drucksysteme werden häufig ohne weiteren Support des Händlers ausgeliefert. Die Ersteinrichtung, Software- und Treiberinstallation sowie die Einbindung in ein bestehendes Firmennetzwerk sind oft sehr zeitintensiv und aufgrund mangelnder Abstimmung mit bereits vorhandenen Komponenten technisch problematisch.

8) Umständliche Bedienung

Keine neuartige Bedienmöglichkeiten – wie beispielsweise ein berührungsempfindliches Touchscreen-Display führen häufig zu einem höheren Zeitaufwand für die Konfiguration eines Scan-, Fax- oder Kopierauftrags. Die Eingabe sollte schnell und intuitiv, ähnlich wie bei einem Tablet verfügbar sein.

9) Keine App-Unterstützung

Eine fehlende App-Unterstützung kann den Arbeitsalltag ungemein erschweren. Moderne Multifunktionsdrucker können mit zahlreichen Apps individuell ausgestattet werden. Mithilfe von One-Touch-Apps erledigen Sie mehrstufige Arbeitsabläufe in kürzester Zeit. Zahlreiche Apps, wie beispielsweise das Scannen von Dokumenten in die Cloud oder Übersetzungen in eine andere Sprache stehen auf Abruf bereit.

10) Keine Authentifizierungsmöglichkeit

Eine fehlende Authentifizierung, beispielsweise durch eine PIN-Abfrage, Karte oder NFC am Drucker oder Kopierer, kann zur Folge haben, dass gedruckte Dokumente offen zugänglich sind. Weiterhin können fehlende Accounting- und Reporting-Funktionen dazu führen, dass Ausdrucke einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter schwer nachvollzogen und nicht korrekt abgerechnet werden können, insbesondere, wenn Sie keine Kostenstellen im Unternehmen einsetzen.

11) Missachtung der DSGVO

Dokumente vor Dritten zu schützen, stellt manchmal eine große Hürde dar. Beim Ausdruck landen sie in der Regel in einem Ausgabefach und sind für nahezu jede Person einsehbar. Auch die Druckwarteschlange am Drucker kann persönliche Daten- und Dokumentennamen offenbaren und stellt ein Risiko für die Einhaltung der DSGVO dar. Daher sollte auf Drucksysteme mit Pull-Printing-Funktion zurückgegriffen werden. Sie gewährleistet, dass Aufträge zunächst an eine sichere zentrale Druckwarteschlange übermittelt werden und erst nach erfolgreicher Authentifizierung über eine integrierte oder mobile App an einem Netzwerkdrucker eingesehen oder freigegeben werden können.

12) Hardware Fax im Einsatz

Immer wieder gibt es Probleme mit dem Fax am VoIP-Anschluss, denn die Technik ist für klassisches Faxen nicht ausgelegt. Das VoIP-Verfahren ist für die Übertragung von Sprache optimiert. Daher kann es beim Faxen zu Fehlübertragungen und Abbrüchen kommen. Dieser Effekt tritt meist sporadisch und bei größeren Dokumenten auf. Deshalb empfehlen wir hier eine Cloudfaxlösung, welche als App auf dem Drucker läuft.

13) Fehlende Datensicherheit

Durch eine fehlende Content Security-Optionen besteht kein Überblick über kopierte, gescannte oder gedruckte Dokumente. Es ist keine Prüfung anhand benutzerdefinierter Begriffe, wie “Vertraulich” oder “Intern” möglich. Interne Betriebsunterlagen können so von nicht berechtigten Firmenangehörigen oder Dritten eingesehen und verwendet werden.

14) Fehlende Cloudfunktion

Geräte ohne Cloud Anbindung können nur in einem stationären Firmennetzwerk verwendet werden. Sie sind für Firmen mit mehreren Netzwerken und mehreren Standorten schlecht zu handhaben, da eine einheitliche Bedienung der Drucker überall und aus jedem Netzwerk meist nicht gewährleistet ist.

Fazit

Man kann viele Fehler beim Kauf eines Multifunktionsdruckers machen. Vermeiden Sie diese Fehler und fordern Sie jetzt unverbindlich ein Angebot von isarcolor an! Als Gold Partner finden wir mit Ihnen zusammen eine maßgeschneiderte Lösung rund um Kopier- und Drucksysteme von Xerox.